Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Tekniikan Akatemia -säätiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Tekniikan Akatemia -säätiö (Y-tunnus: 1811330-2)
Otakaari 24, 02150 Espoo
Puh. +358 9 6980 410, info@taf.fi

 

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Minna Zaknoun, minna.zaknoun@taf.fi, puh. 040 747 3035

 

3. REKISTERIN NIMI
Tekniikan Akatemia -säätiön kontaktirekisteri.

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän (TAF) ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Hen-kilötietoja käytetään myös kutsujen, uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen, TAF:n toiminnan järjestämiseen ja kehittämiseen sekä Millennium-teknologiapalkintoprosessin ja juhlallisuuksien järjestämiseen.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtu¬maan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Yhden henkilön kohdalla voi rekisterissä olla seuraavia tietoja:
– rekisteröidyn nimi ja mahdollinen entinen sukunimi
– rekisteröidyn asema / titteli / arvonimi
– rekisteröidyn sukupuoli
– rekisteröidyn syntymäaika ja merkintä, jos rekisteröity on kuollut
– rekisteröidyn mahdollisesti harjoittama tieteenala
– rekisteröidyn oppiarvo / koulutus
– rekisteröidyn äidinkieli
– rekisteröidyn mahdollisesti edustama organisaatio
– viiteryhmä eli tieto siitä, millä tavalla rekisteröity liittyy säätiön toimintaan tai mihin viiteryhmään organisaatio, jota hän edustaa, kuuluu
– yhteystiedot (työpaikan osoite, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero)
– työpaikan assistentin nimi ja sähköpostiosoite
– tieto siitä, onko rekisteröity kieltänyt materiaalin lähetyksen hänelle
– tapahtumahistoria eli tiedot niistä TAF:n tilaisuuksista, joihin henkilö on osallistunut, ilmoittautunut tai saanut kutsun.

Organisaation kohdalla voi rekisterissä olla seuraavia tietoja:
– Organisaation nimi
– Organisaation yhteystiedot ja kotisivun osoite
– Viiteryhmä eli tieto siitä, mihin ryhmään organisaatio luokitellaan säätiön toiminnan näkökulmasta
– Y-tunnus
– Liikevaihto
– Henkilöstömäärä
– Toimiala
– Lista kontaktirekisterin sisältämistä, kyseiseen organisaatioon kuuluvista nimistä

Lisäksi tapahtuman kohdalla voi rekisterissä olla lista sellaisista yksittäiseen tapahtumaan kutsutuista, ilmoittautuneista tai osallistuneista henkilöistä, jotka ovat säätiön kontaktirekisterissä.
Pyrimme pitämään huolen, että henkilötiedot ovat ajantasaisia ja oikeellisia.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan pyynnöstä. Hävitämme vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot mahdollisuuksien mukaan.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Lisäksi Teknillisten Tieteiden Akatemia (TTA) ja Svenska Tekniska Vetenskapsakademien i Finland (STV) -yhdistykset toimivat yhdistyksiensä jäsenrekisterinpitäjinä. Erilliseen sopimukseen perustuen TAF toimii näiden rekisterien käsittelijänä.

 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistau-tumisen. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoihin pääsee vain TAF:n henkilöstölle luoduilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

 

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).